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出國留學人員的檔案管理攻略(2018年最新政策)


來源:| 發布時間:2018-07-06 15:43:24 | 瀏覽次數:


很多同學對出國留學期間,檔案的去向很疑惑,檔案是什么呢?檔案是個人經歷的記錄,是人事管理和服務的依據,在校時是學籍檔案,畢業后是人事檔案。檔案與轉正定級、職稱評定、辦理各種人事手續、工齡計算、養老等都有關系。畢業生一定要重視,妥善的處理檔案,另外檔案是不能個人保管的哦。


在這里小編介紹三種方法:


一、檔案存入學校

二、檔案存入戶籍地公共就業和人才服務機構

以上兩個方法需要通過學校來辦理,按學校的流程即可。另外,檔案存入學校,學校只能代為保管兩年,兩年后,學校將會把檔案發回戶籍所在地公共就業和人才服務機構。要注意的是,不是所有的學校都有保存檔案的服務。


三、檔案存入中國留學服務中心

出國留學人員大多選擇的是將檔案存入中國留學服務中心。

存檔對象

1、國內高校畢業直接赴國(境)外攻讀學位的留學人員(無工作經歷);

2、國內高校在讀期間辦理完畢退學手續,直接赴國(境)外攻讀學位的留學人員;

3、國內高中畢業后,直接赴國(境)外攻讀學位的留學人員。(注:國家公派留學人員、赴國(境)外做博士后研究或訪問學者、已在國(境)院校結束課程的留學人員,均不在受理范圍)


辦理方式

現場辦理或者電子郵件方式辦理

自費出國(境)留學人員只可選擇現場或電子郵箱申請辦理的其中一種方式,如通過電子郵箱申請,“調檔通知單”及“人事檔案調轉協議書”只能通過郵寄接收。


現場辦理自費出國(境)存檔手續

辦理流程

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a. 在線申請網址:http://cundang.cscse.edu.cn/account2/login.aspx

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b. 留學人員完成注冊個人賬戶,在線申請提交成功后,查看自己的狀態為“未受理”時,無須等待審核,請直接前去教育部留學服務中心留學人員檔案室提交材料。

所需材料

1、存檔人本人身份證復印件1份;

2、護照個人信息頁(赴港澳地區攻讀學位的人員,提供港澳通行證個人信息頁)即有照片頁的復印件1份;

3、前往留學所在國有效期內的學生簽證頁(赴港澳地區攻讀學位的人員,提供學生簽注頁)復印件1份;

提示:(1)持電子簽證入境的留學人員,請打印電子簽證信1份,如:赴澳大利亞留學;

          (2)如簽證已過期,除提供過期的學生簽證外,還須提供有效期內的“長期居留卡”復印件1份。
4、國(境)外院校錄取通知書(OFFER)復印件1份(非英語類“錄取通知書”須經正規翻譯機構(公司)進行翻譯,提供中文翻譯件1份,個人翻譯無效);

提示:(1)“錄取通知書”應包含學習專業,攻讀學位(學士、碩士或博士)、學習時間等信息;

          (2)如錄取通知書(OFFER)中無明確學習起止時間及攻讀學位信息,請提供補充材料,如:赴美國留學,請提交I-20復印件1份;赴澳大利亞留學,請提供COE的復印件1份;赴韓國留學,請提供韓英文對照的表格“標準入學合格書”復印件1份等;

          (3)請確認您的“錄取通知書”上有攻讀學位信息再做翻譯,以免給您造成不必要的經濟損失和不便;

5、已經在國(境)外就讀者,除須提交上述國(境)外院校的錄取通知書(OFFER)復印件外,還須按下面情況任選其中一項提交:

          (1)國(境)外院校“學生證”復印件1份;

          (2)如“學生證”上無證件有效期,請另提供國(境)外院校開具的“在讀證明”復印件1份;

            提示:如果是非英語類“在讀證明”須經正規翻譯機構(公司)進行翻譯,提供中文翻譯件1份,個人翻譯無效(請確認您的“在讀證明”上有攻讀學位信息再做翻譯,以免給您造成不必要的經濟損失和不便)。

6、若有特殊情況,可委托他人按上述要求代為辦理,請同時攜帶存檔人員簽名的委托書1份和被委托人身份證的復印件1份;

3.jpg

7、檔案保管費:根據有關文件規定,從2015年1月1日起取消收取流動人員的檔案保管費。


c. 教育部留學服務中心留學人員檔案室審核上述材料無誤后,為其開具“留學人員人事檔案調轉協議書”、“調檔通知單”。存檔人員需憑"調檔通知單"到原檔案保管機構調檔并轉至教育部留學服務中心留學人員檔案室。


檔案轉至教育部留學服務中心檔案室的方式有以下三種:

(1)EMS標準快遞地址:北京市海淀區北四環西路56號 輝煌時代大廈6層  郵編:100080

 收件人:教育部留學服務中心檔案室 

 電話:010-62677800

(2)機要郵寄:由國內機要部門通過“機要交通”的方式轉遞檔案。

 教育部留學服務中心檔案室機要地址為:北京市海淀區學院路15號 教育部留學服務中心留學人員檔案室 郵編:100083

(3)密封自帶(指:持“調檔通知單”獲取檔案后,可密封自帶):請將密封好的檔案送至教育部留學服務中心檔案室。

辦公地址:北京市海淀區北四環西路56號輝煌時代大廈6層    教育部留學服務中心留學人員檔案室  

 郵編:100080


提示:
* 請本人記住用戶名、密碼及安全郵箱,以備日后查看存檔狀態時使用;
* 請本人妥善保管好“留學人員人事檔案調轉協議書”,辦理檔案轉出時交至教育部留學服務中心檔案室;

* 請將“調檔通知單”的下聯沿虛線剪下,貼于密封的檔案袋封面一同寄送,否則將予以退回;

* 教育部留學服務中心檔案室不接轉黨組織關系,但黨員材料需要在人事檔案中;
* 留學存檔人員所提交的申請材料的復印件,教育部留學服務中心檔案室不予借用

和退還;

* 已辦理了自費出國(境)留學存檔手續的人員,如因各種原因不將檔案存至教育部留學服務中心檔案室,須交回“留學人員人事檔案調轉協議書”和“調檔通知單”,否則自行承擔相應后果。


 

電子郵件方式辦理自費出國(境)存檔手續


基本流程

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所需全部材料均僅需提供電子版,請勿郵寄紙質材料,以免丟失或出現其他意外。


所需材料

1、通過電子郵件方式辦理自費出國(境)存檔手續申請表;

(可戳鏈接下載:http://www.cscse.edu.cn/publish/portal0/tab111/info2810.htm)

5.jpg

 

2、存檔人本人身份證正反面;

3、護照個人信息頁(赴港澳地區攻讀學位的人員,提供港澳通行證個人信息頁)即有照片頁;

4、前往留學所在國有效期內的學生簽證頁(赴港澳地區攻讀學位的人員,提供學生簽注頁);

提示:(1)持電子簽證入境的留學人員,提供電子簽證信1份,如:赴澳大利亞留學;

          (2)如簽證已過期,除提供過期的學生簽證外,還須提供有效期內的“長期居留卡”。

5、國(境)外院校錄取通知書(OFFER)(非英語類“錄取通知書”須經正規翻譯機構(公司)進行翻譯,提供中文翻譯件,個人翻譯無效);

提示:(1)“錄取通知書”應包含學習專業,攻讀學位(學士、碩士或博士)、學習時間等信息;

          (2)如錄取通知書(OFFER)中無明確學習起止時間及攻讀學位信息,請提供補充材料,如:赴美國留學,請提交I-20;赴澳大利亞留學,請提供COE的;赴韓國留學,請提供韓英文對照的表格“標準入學合格書”等;

          (3)請確認您的“錄取通知書”上有攻讀學位信息再做翻譯,以免給您造成不必要的經濟損失和不便;

6、已經在國(境)外就讀者,除須提交上述國(境)外院校的錄取通知書(OFFER),還須按下面情況任選其中一項提交:

          (1)國(境)外院校“學生證”;

          (2)如“學生證”上無證件有效期,請另提供國(境)外院校開具的“在讀證明”;

            提示:如果是非英語類“在讀證明”須經正規翻譯機構(公司)進行翻譯,提供中文翻譯件,個人翻譯無效(請確認您的“在讀證明”上有攻讀學位信息再做翻譯,以免給您造成不必要的經濟損失和不便)。


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